Site yönetimi, klasik yaklaşımlara yürütülmeye çalışıldığında işler karmaşık bir hale gelmekte ve fazlasıyla zaman alıcı olmaktadır. Ek olarak harcanan enerji ve emeği de düşünürsek büyük bir işgücü kaybına neden olmaktadır. İster az haneli ister çok haneli yapılarda site yönetiminin daha verimli ve düzenli bir şekilde sürdürülebilmesi için dijitalleşmeye ayak uydurmak büyük önem taşıyor. Siz de site yönetiminde modern ve etkili çözümler arıyorsanız doğru yerdesiniz… Bu içeriğimizde, dijitalleşmenin apartman ve site yönetimlerine ne tarz yenilikler ve kolaylıklar getirdiğini, yönetim yazılımlarının bu süreci nasıl dönüştürdüğünü detaylı bir şekilde ele alacağız.
Veriyi Dijital Ortamda Saklamak Mümkün Hale Gelir
Site yönetiminde dijitalleşmenin beraberinde getirdiği modern çözümlerin başında verinin daha güvenli ve kolay biçimde depolanması geliyor. Geleneksel yöntemlerle veriler, genellikle defterlere ve kağıtlara kaydediliyor. Hal böyle olunca zaman içerisinde saklanması gereken evrak birikiyor ve bu evrakın belirli bir düzende saklanması için fiziksel arşiv oluşturmak gerekiyor. Bu da özellikle zaman, iş gücü ve alan açısından çok sürdürülebilir bir yöntem olarak karşımıza çıkmıyor.
Yönetim yazılımları ise tüm bu sorunların üstesinden gelmenin en pratik çözümü. Islak imzalı evrak sayısı minimuma inerken tüm kayıtlar dijital ortamda saklanabiliyor. Dolayısıyla belgelerde kayıp meydana gelmesi riski ciddi anlamda azalıyor. Geçmişe yönelik kayıtlara ulaşmak gerektiğinde ise uzunca arşiv araştırması yapmanıza gerek kalmıyor. Bunun yerini birkaç saniyelik çevrimiçi sorgu işlemi alıyor.
Site Sakinleri ile İletişimi Güçlendirir
Site ve apartman yönetiminde tercih edilen klasik yaklaşımlar, iletişim konusunda da daha geleneksel yöntemlerin benimsenmesini zorunlu kılıyor. Örneğin; site sakinlerinin tamamını ilgilendiren herhangi bir duyurunun yapılması için geniş katılımlı toplantılar düzenlenmesi gerekirken bu durum zaman ve maliyet kaybına yol açabiliyor. Bireysel bilgilendirme için de telefonla veya yüz yüze iletişim yöntemleri klasik yönetim yaklaşımlarında en ideal seçenekler olarak karşımıza çıkarken çözüm için harcanan çabanın artmasına sebep oluyor.
Site yönetim otomasyonu ile dijitalleşme tamamlandığında zaman yönetimi açısından çok daha avantajlı çözümlere yönelmek mümkün. Gerek kiracıları gerekse ev sahiplerini ilgilendiren konularda detaylı bilgilendirme, e-posta, uygulama üzerinden bildirim ya da kısa mesaj gönderimiyle yapılabiliyor. Metinleri kişiselleştirmek için birkaç dakika yeterli oluyor. Hatta site sakinleri, dijital kanalları kullanarak istedikleri konularda geri bildirimde de bulunabiliyor.
Rutin Görevler Otomatik Hale Gelebilir
Site yönetimi; kira toplama, kira kontratlarını yenileme, aylık mali raporları hazırlama gibi rutin işler ve çok daha fazlasını içeriyor. Tüm bu işlere ek olarak zaman zaman beklenmedik olaylara hızlı çözümler üretmek gerekebiliyor. Söz konusu işleri klasik yöntemlerle gerçekleştirmek, kayda değer oranda iş gücü ve zaman israfına neden oluyor. Sitede yaşayan sakin sayısı arttıkça ve görevlerin sayısı çoğaldıkça rutin görevleri el yordamıyla tamamlamak daha da zorlaşıyor.
Dijital yönetim çözümlerine yönelerek zamandan ve iş gücünden tasarruf edebilirsiniz. Yönetici araçlarını kullanarak pek çok resmi belgenin otomatik olarak oluşturulmasını sağlayabilirsiniz. Gerekli verileri işledikten sonra daha karmaşık bir belge talebinizin olması durumunda sistem belge oluşturmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri veri tabanından alabiliyor.
Muhasebe Entegrasyonu Sağlanabilir
Site yönetiminde dijitalleşme sayesinde sağlanan en verimli çözümler arasında muhasebe entegrasyonu da bulunuyor. Hata olasılığının bir hayli yüksek olduğu muhasebe süreçleri; kira tahsilatı, giderlerin takibi, fatura kesme görevlerini kapsıyor. Site yönetiminin görevleri arasında banka mutabakatının ve finansal veri doğruluğunun sağlanması gibi sorumluluklar da yer alıyor.
Muhasebe süreçlerini site yönetimi yazılımı ile entegre hale getirdiğinizde özellikle kira tahsilatlarının kontrolünde büyük zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz. Yönetim süreçlerindeki giderleri online tablolarla dilediğiniz yerden, istediğiniz zaman takip edebilirsiniz. Üstelik mal ve hizmet alımlarına, kira ödemelerine dair faturalandırma süreçlerini dijital ortamda gerçekleştirebilirsiniz. Herhangi bir muhasebe kaydına erişmeniz gerektiğinde ise kolayca sorgulama yapabilirsiniz.
Dijital Servisler Hayatı Kolaylaştırır
Kolay yönetim avantajı sağlayan yönetim yazılımlarına geçişle beraber gelen yeniliklerden biri hem yöneticilerin hem de site sakinlerinin kullanabildiği dijital servisler. Örneğin mülklerin doluluk oranları gibi yönetimsel istatistikler, site yönetim yazılımlarının temel fonksiyonları arasında yer alıyor. Hatta yöneticiler, sitedeki mülk sahipleri ve kiracılar hakkındaki geçmiş bilgileri detaylıca görüntüleyebiliyor.
Ancak yönetim yazılımlarının sağladığı çözümler yalnızca yönetimsel araçlarla sınırlı değil. Bu tür yazılımlar, kiracıların ve ev sahiplerinin de kullanabilecekleri online servisleri bünyelerinde barındırıyor. Örneğin; kiracılar, online olarak kira sözleşmelerini detaylarını ve teklif mektuplarını görüntüleyebiliyor. Böylece sözleşmelerin başlangıç ve bitiş tarihleri gibi önemli bilgilere kolayca ulaşmak mümkün oluyor. Fesih ve değişiklik talepleri, doğrudan sistem üzerinden yönetime iletilebiliyor.
Site yönetiminde dijitalleşmeyle birlikte gelen yenilikçi çözümlere Senyonet ile kolayca erişin!
